Les besoins et moyens en matière de bénévolat dans l’association doivent être définis en amont : pour quels postes ? combien de personnes souhaitées par poste ? quelles sont les compétences et qualités requises ?
Lors de cette phase, il faut prendre en compte toutes les étapes de l’organisation d’un évènement ; de l’avant course (inscriptions et retrait des dossards, le balisage des parcours, etc.) à l’après course (gestion des déchets, démontage, etc.) en passant par la course en elle-même (signaleurs pour assurer la sécurité, ravitaillement, remise des récompenses aux coureurs, etc.).
Une fois ces besoins identifiés, des fiches de postes peuvent être rédigées pour que les futurs bénévoles puissent s’y référer. Pour chaque poste identifié, une fiche adaptée doit être écrite. Ces fiches doivent être précises, attractives, claires. L’objectif est de capter l’attention du futur bénévole et lui donner envie de rejoindre l’association.
Pour que la communication soit bonne, il est important qu’au sein de l’association une personne soit en charge de la gestion des bénévoles. Avoir une personne référente peut rassurer les bénévoles, ils doivent se sentir soutenus et aidés.
Vos annonces doivent être accrocheuses et comprendre :
Trouver des bénévoles n’est pas chose facile, alors comment les recruter ? Pour y parvenir des solutions existent :
C’est à vous d’aller les chercher ! Les rencontrer lors de la phase de recrutement est la clé pour capter ce potentiel feeling et cette réelle motivation. Cet échange est un moment privilégié pour apprendre à connaître la personne, il faut être à son écoute et bienveillant. Présenter le projet de votre association et vos activités est un bon moyen de séduire. En tant que bénévole au sein de l’association, vous pouvez mettre en avant ce que cette expérience vous a appris pour leur donner envie : des nouvelles rencontres, des moments agréables, la découverte du domaine de l’évènementiel sportif.
Une fois les bénévoles au complet, il faut les valoriser, les impliquer. Sans eux l’évènement ne peut pas avoir lieu. Pour les fidéliser et qu’ils restent motivés, il faut de l’action et de l’actualité, et ce tout au long de l’année et de manière régulière. Ne pas les laisser sans réponse ou dans l’inconnu. Par exemple, organiser des réunions en présentiel ou créer des canaux et fils de discussions permet de créer cette communauté et cette cohésion.
Le point clé c’est le plaisir partagé !
La relation entre l’association et les bénévoles doit être donnant/donnant et basée sur la confiance. Le bénévole doit effectuer ses missions avec sourire et l’association doit être présente pour l’accompagner et l’aider. Prendre le temps d’intégrer un bénévole lui permet d’être motivé et investi, ce temps est non négligeable. La confiance doit régner pour que chaque personne soit épanouie dans ses missions. A son arrivée au sein de l’équipe, lui parler des projets en cours et des rôles de chacun facilitera son intégration. Former les bénévoles aidera le collectif à se construire.
Chacun doit se plaire dans les missions qui lui ont été attribués, il est important de savoir si chaque bénévole a compris les siennes. Si ce n’est pas le cas, il faut lui réexpliquer avec diplomatie et bienveillance.
La diversification est nécessaire pour fidéliser un bénévole, s’il trouve ses missions redondantes sur le long terme, il faut savoir résoudre ce problème en lui attribuant des tâches plus stimulantes.
A savoir que des outils de gestion des bénévoles sont mis à disposition pour les organisateurs :
Grâce aux français de Recrewteer, automatisez l’ensemble de vos tâches liées à la gestion de vos bénévoles sur un évènement.
Avantages :
Avec Qo-ezion, la start-up française qui vous permettra de recruter et gérer vos bénévoles.
Avantages :
Ces logiciels sont payants mais un essai gratuit est disponible.
Pour conclure ...
Fidéliser, fédérer et féliciter ! Garder contact avec les bénévoles permet de maintenir cette motivation. Intégrer les nouveaux et fidéliser les anciens est primordial. Cette cohésion peut être entretenue et renforcée par l’organisation d’évènements avec l’ensemble des bénévoles où ils seront félicités et récompensés (Ex : repas de fin de saison).
La réussite de votre évènement dépend de vos bénévoles, alors n’attendez plus et recrutez !